{"id":767,"date":"2017-11-20T08:43:23","date_gmt":"2017-11-20T07:43:23","guid":{"rendered":"https:\/\/alistapart.com\/it\/article\/project-management-per-umani\/"},"modified":"2017-11-20T08:43:23","modified_gmt":"2017-11-20T07:43:23","slug":"project-management-per-umani","status":"publish","type":"article","link":"https:\/\/alistapart.com\/it\/article\/project-management-per-umani\/","title":{"rendered":"Project Management per umani"},"content":{"rendered":"<div class=\"main-content pre-article\">\n<p class=\"editors-note\"><strong>Una nota degli editori:<\/strong> siamo lieti di condividere un estratto dal Capitolo 6 <a href=\"http:\/\/rosenfeldmedia.com\/books\/project-management-for-humans\/\">del nuovo libro di Brett Harned, <cite>Project Management for Humans<\/cite><\/a>, disponibile ora da <a href=\"http:\/\/rosenfeldmedia.com\/\">Rosenfeld Media<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n<p>Da bambino amavo il gioco <em>Tetris<\/em>. Ho giocato per ore alla versione del Game Boy. \u00c8 semplice capire il concetto di piccole forme che si uniscono in modo logico per raggiungere uno scopo chiaro. I pezzi si completano l&#8217;un l&#8217;altro, ma tutti funzionano naturalmente in modi diversi. Il gioco \u00e8 rimasto con me fin dalla mia infanzia (e no, non sono un gamer). Adesso ce l&#8217;ho sul mio telefono e sull&#8217;iPad e mi scopro a giocarci quando sono in volo o se sono annoiato, aspettando che qualcosa accada (ossia mai, di questi tempi). Sia che ci giochi molto sia che non ci giochi, ho fissa in testa l&#8217;idea di far combaciare per bene delle forme e di eliminare delle righe di lavoro. \u00c8 il project manager che c&#8217;\u00e8 in me.<\/p>\n<p>Ma questo \u00e8 il punto: quello che fanno quotidianamente i project manager quando devono gestire risorse o staff \u00e8 simile a Tetris e si tratta di una grossa sfida di project management che tutti affrontiamo. La differenza maggiore tra la gestione delle risorse e Tetris? I membri del team a cui stiamo cercano di assegnare dei compiti non sono dei blocchetti. Sono esseri umani e come tali dobbiamo trattarli.<\/p>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section1\">Anche il vostro team \u00e8 fatto da persone!<\/h2>\n<p>Per favore, smettiamo di chiamare le persone \u201crisorse\u201d. Stiamo semplicemente assegnando personale ai progetti o distribuendo compiti. Non stiamo usando le persone solo per portare a termine delle cose: stiamo chiedendo loro di risolvere i problemi che sono presenti nei nostri progetti.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section2\">Preparatevi per la pianificazione organizzata delle risorse<\/h2>\n<p>La sfida nella gestione di un team \u00e8 assicurarsi che il team sia occupato e che lavori sui task, ma che non sia completamente oltre le proprie capacit\u00e0. \u00c8 un equilibrio difficile da trovare, particolarmente quando i vostri progetti richiedono una variet\u00e0 di skill in tempi diversi, che sembrano cambiare troppo spesso.<\/p>\n<p>Al livello pi\u00f9 elementare, dovrete impostare un sistema per tracciare i vostri progetti e il tempo che i membri del team passano su quei progetti (si veda la <strong><a href=\"#figure1\">Figura 6.1<\/a><\/strong>). Un obiettivo semplice \u00e8 essere sicuri di poter rispettare con sicurezza le scadenze dei progetti sapendo che il vostro team \u00e8 davvero disponibile a fare il lavoro correlato. Sembra un obiettivo semplice, ma spesso \u00e8 difficile da raggiungere per via dei cambiamenti nei progetti, dei cambiamenti nel calendario del personale (cose che capitano nella vita di tutti i giorni) e per il flusso entrante di nuovo lavoro e nuove richieste. Ma non \u00e8 una sfida insormontabile. In effetti, potrebbe venirvi in aiuto un semplice foglio di calcolo, in particolar modo se state gestendo un team piccolo. Fondamentalmente si tratter\u00e0 di tracciare questi aspetti:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Progetti<\/strong> (Elencateli tutti, anche quelli non fatturabili, o le altre cose che non sono progetti finiranno per richiedervi un sacco di tempo, come il business development).<\/li>\n<li><strong>Persone<\/strong> (Elencate ogni persona con cui lavorate).<\/li>\n<li><strong>Tempo stimato<\/strong> (Tracciate ore, giorni, settimane, etc. Fate le vostri stime, basandovi sulla vostra timeline o sul calendario, di quanto tempo passer\u00e0 ogni persona su un progetto o nell&#8217;esecuzione di un task).<\/li>\n<\/ul>\n<div id=\"figure1\" class=\"illustration full\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/alistapart.com\/it\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2017\/11\/6.jpg\" border=\"0\" alt=\"Spreadsheet che mostra ogni persona come intestazione di una colonna, con le righe che corrispondono ai vari task, tutti sommati in fondo.\" width=\"100%\" \/><\/p>\n<p>Figura 6.1: Usate un Google Spreadsheet, Numbers o Excel per inserire i dati del vostro progetto e del team.<\/p>\n<\/div>\n<p>Un paio di osservazioni su come usare un foglio di calcolo per prevedere la disponibilit\u00e0 del team:<\/p>\n<ul>\n<li>Dovrebbe essere impostato su base settimanale per ridurre al minimo la confusione (usate i tab nel vostro spreadsheet per ogni nuova settimana).<\/li>\n<li>Prendete sempre in considerazione le cose \u201cnon fatturabili\u201d che devono essere fatte (come gli stand up meeting, i task interni, vendite, etc.).<\/li>\n<li>La cella finale contiene una formula che calcola le ore al posto vostro: se le ore superano il vostro limite tipico (pensate alla 40 ore lavorative settimanali), diventer\u00e0 rossa per avvisarvi. Converrebbe avere una buona idea di quanto dovrebbe essere \u201dutilizzato\u201d qualcuno (solitamente un buon obiettivo \u00e8 32 ore\/settimana).<\/li>\n<li>Se preferite, potete inserire anche le ore effettivamente loggate nel vostro sistema di time tracking. Potrebbe aiutarvi con le stime future. (Se non state tracciando il tempo, controllate le percentuali di tempo con il vostro team per averne un&#8217;idea dall&#8217;interno).<\/li>\n<li>Controllate le vostre stime con il vostro team per essere sicuri che le ore si allineino effettivamente con la loro stima del task (questo potrebbe aiutarvi ad evitare quel numero rosso!).<\/li>\n<li>Ogni settimana, comunicate queste ore all&#8217;intero team. Essere sicuri che tutti \u201cne siano a conoscenza\u201c vi aiuter\u00e0 in qualunque progetto. Discuterne con i singoli vi aiuter\u00e0 a capire il lavoro, i blocchi e possibilmente anche i vari modi di lavorare.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 id=\"section3\">Tool<\/h3>\n<p>Il panorama dei tool di project management \u00e8 in costante cambiamento. C&#8217;\u00e8 un numero di tool sul mercato che vi aiutano a gestire e comunicare questi dati. Se state lavorando con un team di 10 o pi\u00f9 persone, dovreste abbandonare l&#8217;approccio spreadsheet per qualcosa di pi\u00f9 ufficiale, organizzato e supportato. Bonus: molti di questi tool gestiscono pi\u00f9 del solo resourcing!<\/p>\n<p>Il punto \u00e8 che non si tratta solo di numeri. La questione che rende difficile la stima delle ore di progetto di un team \u00e8 che ciascuno lavora in maniera diversa. In questo caso, non c&#8217;\u00e8 modo di standardizzare il fattore umano ed \u00e8 proprio questo a renderlo difficile. Dimenticatevi del fatto che nessuno nel vostro team \u00e8 un robot e che ognuno lavora al proprio ritmo. Pensate ai giorni di malattia, alle vacanze, ai ritardi da parte del clienti, ai cambiamenti nei progetti e cos\u00ec via. \u00c8 un flusso ininterrotto di forme che devono incastrarsi in quella scatola che \u00e8 il progetto. Assicuratevi di avere un dialogo costante sui vostri piani per lo staff e sulle problematiche\/sfide.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section4\">Abbinate le capacit\u00e0 delle risorse ai progetti<\/h2>\n<p>I progetti rallentano solo quando non si prendono delle decisioni. In quel momento magico in cui le cose funzionano davvero bene, dovrete assicurarvi che il vostro team possa continuare con quel ritmo. L&#8217;unico modo per farlo \u00e8 mettendovi in connessione con il vostro team e comprendendo cosa li motiva. Ecco alcune cose da considerare:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Interessi:<\/strong> se un membro del vostro team ama la birra, perch\u00e9 non mettere quella persona sul design del sito del birrificio? Magari ci sono pi\u00f9 persone che vorrebbero essere su quel progetto ma che sono tutte impegnate su altri progetti. Questi sono i punti di rottura: dovete fare quel che \u00e8 giusto per l&#8217;azienda e per il vostro budget. Se potete mettere gli interessi davanti a tutto, \u00e8 fantastico. Non sempre funziona in questo modo per tutti, ma \u00e8 un buon primo passo da provare.<\/li>\n<li><strong>Skill set:<\/strong> \u00e8 semplice quanto conoscere il lavoro di ogni membro del team. Alcune persone sono destinate a creare tipi specifici di design o esperienze. Non solo ha a che fare con gli interessi, ma ha anche a che fare con i punti di forza nell&#8217;ambito di tali attivit\u00e0. Certo, posso amare birra, ma questo non significa che sono destinato a fare il design del sito che si rivolge al pubblico che il cliente sta cercando di raggiungere.<\/li>\n<li><strong>Orari in movimento:<\/strong> i progetti cambieranno sempre. Una settimana sai che stai lavorando con una scadenza fissa e la settimana successiva quella \u00e8 cambiata per via dei clienti, dei bisogni del progetto o per qualche altra ragione. \u00c8 difficile sapere quando questo cambiamento accadr\u00e0, ma quando avviene, dovreste avere ben chiaro come riempirete il tempo di qualcuno con dell&#8217;altro lavoro.<\/li>\n<li><strong>Festivit\u00e0:<\/strong> le persone le allungano sempre. Pianificate per questo!<\/li>\n<li><strong>Vacanze:<\/strong> \u00e8 fantastico esserne a conoscenza in anticipo. Assicuratevi di conoscere le politiche della vostra azienda sulle vacanze. Mai e poi mai dovreste essere il PM che dice \u201cBene, hai una scadenza per il giorno X e questo sar\u00e0 in conflitto con il tuo viaggio molto costoso\/esaltante, quindi, ehm\u2026 no\u201d. Chiedete alla gente di richiedere le ferie almeno un mese in anticipo cos\u00ec che possiate pianificare per tempo per far funzionare le cose.<\/li>\n<li><strong>Malattia:<\/strong> siamo tutti umani, il che significa che un giorno stiamo bene e quello dopo siamo a letto. Dovreste essere sempre pronti con un piano di back-up. Non dovrebbe ricadere sugli stakeholder del vostro cliente il dover creare del tempo in pi\u00f9, ma a volte \u00e8 cos\u00ec che funziona. O a volte dovreste cercare qualcuno che prenda parte a dei task intermedi per tenere in pista le cose mentre la vostra \u201crock star\u201d o il vostro \u201cninja\u201d si riprende.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 id=\"section5\">Allineate i piani con il personale<\/h3>\n<p>Quando lavorate duramente per tenere il passo con i piani di personale, dovete avere dei piani di progetto aggiornati. Un piccolo cambiamento in un piano potrebbe causare un cambiamento nello staff, anche se per poche ore, e far deragliare tutto il resto.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section6\">Risparmiate un esaurimento a voi e al vostro staff<\/h2>\n<p>Se siete presi e non \u00e8 previsto che rallenterete presto, dovrete aggiornare spesso questo spreadsheet (o tool). Se lavorate in un&#8217;agenzia, vi aiuter\u00e0 anche conoscere quello che verr\u00e0 dopo. Rimanete allineati con la persona incaricata delle vendite o che assegna i nuovi progetti cos\u00ec che possiate anticipare i bisogni e le timeline successive. In alcuni casi, potreste mettere dei dati base nel vostro foglio di calcolo o tool, cos\u00ec da poter anticipare le esigenze.<\/p>\n<h3 id=\"section7\">Una buona gestione delle risorse pu\u00f2 giustificare pi\u00f9 aiuto<\/h3>\n<p>Il valore del tracciare questi dati va oltre i vostri progetti. Pu\u00f2 aiutare i proprietari di business a prendere importanti decisioni sulla crescita di un&#8217;azienda.<\/p>\n<p>Non importa quello che fate, assicuratevi di comunicare le decisioni sul personale quanto pi\u00f9 potete. Se siete in un&#8217;organizzazione che gestiste il cambiamento costantemente, sapete che \u00e8 un obiettivo difficile da raggiungere. In effetti, i vostri numeri saranno sempre un po&#8217; fuori, ma troverete pace nel sapere che state facendo tutto il possibile per tenere testa al problema della mancanza di risorse. Allo stesso tempo, il vostro team apprezzer\u00e0 che state facendo tutto quello che potete per proteggere il loro equilibrio vita-lavoro.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section8\">Anche gli stakeholder sono delle risorse<\/h2>\n<p>Quando state lavorando in un team su un progetto, dovete anche considerare gli stakeholder come decision maker. Diciamocelo chiaramente: nessuno \u00e8 mai stato addestrato ad essere un bravo cliente, stakeholder o sponsor di progetto. Oltre a questo, probabilmente essi lavorano contemporaneamente su vari progetti con diverse persone. La vita da cliente pu\u00f2 essere frenetica! Quindi, fate quello che potete per aiutarli a pianificare in maniera appropriata il loro tempo. In generale, dovreste far sapere agli stakeholder che dovranno pianificare queste cose:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Riunioni:<\/strong> condurrete un kickoff meeting, gli aggiornamenti di stato settimanali, la revisione dei deliverable, etc.<\/li>\n<li><strong>Pianificazione:<\/strong> avete bisogno che gli stakeholder discutano dei calendari per far s\u00ec che le persone si presentino a tali riunioni.<\/li>\n<li><strong>Raccogliere feedback:<\/strong> sembra facile, me non lo \u00e8. Vi servir\u00e0 un persona che passi del tempo con tutti gli stakeholder per ottenere il loro feedback e per metterlo insieme cos\u00ec che voi siate sicuri che non ci siano opinioni contrastanti.<\/li>\n<li><strong>Ricercare le decisioni:<\/strong> ci sono dei punti in ogni progetto in cui una persona deve assicurarsi che ci sia accordo e che si possano prendere delle decisioni affinch\u00e9 il progetto vada avanti.<\/li>\n<li><strong>Email e telefonate quotidiane ad hoc:<\/strong> salteranno fuori delle domande e delle richieste e avrete bisogno di una risposta tempestiva.<\/li>\n<li><strong>Attivit\u00e0:<\/strong> vi potrebbe servire la revisione e l&#8217;approvazione delle fatture o la revisione e discussion di richieste di modifiche. Gli stakeholder dovranno trovare il tempo di far funzionare il progetto dal loro lato delle cose.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si tratta di molto lavoro e, proprio come il lavoro di PM, \u00e8 molto difficile da quantificare o pianificare. Se siete in buone mani, lavorerete con qualcuno che ha delle buone capacit\u00e0 di PM. Se non lo siete, dategli la lista precedente insieme a una copia di questo libro. No, seriamente, se potete assisterli nella pianificazione del loro tempo, potrebbe essere semplice quanto includere degli action item o dei to do per loro in una email settimanale o nel vostro report sullo stato. Ricordate semplicemente che sono impegnati e vogliono anche loro che il progetto vada avanti senza problemi. Aiutateli a farlo accadere.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section9\">TL; DR<\/h2>\n<p>Gestire i progetti pu\u00f2 essere difficile, ma essere la persona che gestisce chi lavora su cosa e quando pu\u00f2 essere ancora pi\u00f9 difficile. Tuttavia, se non tenete traccia delle informazioni di base, probabilmente troverete difficile rispettare le scadenze e chiudere i progetti senza grossi problemi. Ecco alcune semplici cose che potete fare per essere sicuri che il vostro team rimanga occupato ma non completamente sovraccaricato:<\/p>\n<ul>\n<li>Impostate un semplice spreadsheet per prevedere i progetti e le ore per membro del team.\n<ul>\n<li>Questi dati dovrebbero essere basati su ci\u00f2 che \u00e8 incluso nell&#8217;ambito del vostro progetto e nelle timeline: assicuratevi di controllare bene.<\/li>\n<li>Dovreste provare uno dei tool di resourcing disponibili ora.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Assicuratevi di tener conto di un numero di fattori che non potete necessariamente controllare in questo processo, per esempio, interessi, skill set, orari che cambiano, festivit\u00e0, vacanze e cos\u00ec via.<\/li>\n<li>Tenete conto del vostro processo di vendita se siete in un&#8217;agenzia e rimanete aggiornati sulle nuove richieste di progetto.<\/li>\n<li>Ricordatevi che state gestendo delle persone.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<div class=\"paragrafo\">\n<h2 id=\"section10\">Volete saperne di pi\u00f9?<\/h2>\n<p>Questo estratto da <cite>Project Management for Humans<\/cite> vi aiuta a partire. <a href=\"http:\/\/rosenfeldmedia.com\/books\/project-management-for-humans\/\">Ordinate l&#8217;intera copia del libro oggi<\/a>, cos\u00ec come altri eccellenti titoli, da <a href=\"http:\/\/rosenfeldmedia.com\/\">Rosenfeld Media<\/a>.<\/p>\n<div id=\"figure2\" class=\"illustration full\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/alistapart.com\/it\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2017\/11\/pm-front-cover.jpg\" border=\"0\" alt=\"Project Management for Humans\" width=\"100%\" \/><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Assumere personale da aggiungere ai team pu\u00f2 sembrare un po&#8217; come giocare a Tetris, ma non dimenticatevi che i componenti dei team sono esseri umani: hanno interessi, punti di forza e qualit\u00e0 che dovrebbero essere prese in considerazione al di sopra della loro disponibilit\u00e0.<\/p>\n","protected":false},"author":818,"featured_media":7000825,"comment_status":"open","ping_status":"open","template":"","categories":[195,276],"tags":[],"coauthors":[514],"class_list":["post-767","article","type-article","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-numero-217-20-settembre-2017","category-project-management"],"jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/article\/767","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/article"}],"about":[{"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/article"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/818"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=767"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7000825"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=767"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=767"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=767"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/alistapart.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=767"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}