{"id":94,"date":"2010-08-13T11:15:15","date_gmt":"2010-08-13T09:15:15","guid":{"rendered":"https:\/\/alistapart.com\/it\/article\/kickoff-meeting-che-spaccano\/"},"modified":"2010-08-13T11:15:15","modified_gmt":"2010-08-13T09:15:15","slug":"kickoff-meeting-che-spaccano","status":"publish","type":"article","link":"https:\/\/alistapart.com\/it\/article\/kickoff-meeting-che-spaccano\/","title":{"rendered":"Kickoff Meeting che spaccano"},"content":{"rendered":"

Durante i lavori basati su un progetto, ogni freelancer, agenzia o dipartimento interno ha il cosidetto \u201ckickoff meeting\u201d, la riunione di inizio progetto. In teoria, questa riunione dovrebbe avere tutta l’energia, l’eccitazione ed il potenziale dello scoppio di applausi iniziali al Superbowl. I membri del team di progetto dovrebbero uscirne ispirati, pieni di idee e con il desiderio di cominciare ad esplorare le varie soluzioni. Le agenzie ed i freelancers dovrebbero cominciare a vedere i loro clienti come amici e collaboratori con idee uniche che possono venire solo da una discussione franca ed aperta delle sfide che pone il progetto che si ha tra le mani. Ma questo accade raramente.<\/p>\n

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Ogni riunione \u00e8 un’opportunit\u00e0. Perch\u00e9 sprecare la prima?<\/h2>\n

In realt\u00e0, i kickoff meeting variano tra il parzialmente noioso e il nettamente difficile, e possono essere una reiterazione costosa dei dettagli del progetto di cui siamo gi\u00e0 a conoscenza, riunendo le pi\u00f9 costose ed impegnate persone e generando un beneficio trascurabile per il progetto. Dobbiamo pur far cominciare il progetto da qualche parte, ma spesso manca qualcosa nei kickoff meeting, qualcosa che \u00e8 una parte ovvia dell’analogia con il football: l’analisi e la strategia. Prima che il kicker calci la palla attraverso il campo, gli allenatori passano molto tempo a rivedere le registrazioni, le statistiche appropriate e altro ancora\u2014fanno quello che nel mondo del web business chiamiamo \u201cricerca\u201d.<\/p>\n<\/div>\n

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Cosa<\/del>Quand’\u00e8 un kickoff meeting?<\/h2>\n

Siete stati assunti o il budget \u00e8 stato appena approvato e c’\u00e8 una vaga idea della durata e delle milestones principali del progetto, che ora dovete lanciare formalmente. Per dare dei nomi ai volti e cominciare a comprendere il problema che avete tra le mani, il tradizionale kickoff meeting riunisce i membri principali del team (il core team) attorno ad un tavolo per fare le presentazioni e per alcune discussioni leggere. Quindi, dove sta il problema?<\/p>\n

Quante volte avete sentito questa frase?<\/p>\n

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\u201cOh, se solo fossi stato coinvolto, ve l’avrei spiegato prima\/detto prima che quell’idea non avrebbe mai funzionato\/avrei messo a posto tutto quanto c’\u00e8 di sbagliato nell’universo.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n

Conferendo alla riunione del core team l’appellativo di \u201cproject kickoff\u201d state creando una storia di progetto che d\u00e0 l’impressione che le decisioni vengano prese prima che tutti i partecipanti nel gruppo pi\u00f9 esteso abbiano avuto una chance per far sentire la propria voce. Perci\u00f2, non fatelo. Chiamate quella riunione il \u201cpre-kickoff meeting\u201d o il \u201ckickoff planning meeting\u201d [riunione per la pianificazione del kickoff meeting, >ndr<\/em>]. Certo, cominciate ad incontrarvi con i colleghi fidati a lato cliente, ma tenetevi il nome \u201ckickoff\u201d per un’esperienza molto pi\u00f9 solida. Preparate un sistema che permetta a tutti di dire la loro prima che il progetto cominci e prendete un po’ di tempo per fare ricerche ed esplorare il problema che avete tra le mani dalla prospettiva del vostro cliente\/partner durante questo intervallo.<\/p>\n<\/div>\n

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Prima della riunione: armatevi!<\/h2>\n

Per essere sicuri di aver<\/em> davvero compreso quel problema in anticipo, intervistate gli investitori e raccogliete le richieste immediatamente a seguito di questo team meeting iniziale, ma prima del pi\u00f9 grande ed ufficiale kickoff meeting. Sembra ovvio, ma si fa raramente. L’impazienza da parte del cliente o del team di progetto portano ad un meeting caratterizzato da una non informata tavola rotonda fatta di introduzioni, noiosi argomenti rompighiaccio e conversazioni senza scopo, che, nella migliore delle ipotesi, forniscono solo minimi chiarimenti sulla direzione del progetto e sui suoi obiettivi.<\/p>\n

Ci sono due aspetti del processo di raccolta dei requisiti che sono critici per un kickoff di successo.<\/p>\n

Saltate alle domande difficili<\/h3>\n

Utilizzate le interviste agli investitori per rompere il ghiaccio in una conversazione pi\u00f9 naturale, faccia a faccia o in piccoli gruppi. Poi fate alcune domande che riveleranno le specifiche e personali speranze e paure riguardo al progetto oggetto del vostro colloquio\u2014pi\u00f9 saranno brutalmente onesti, meglio sar\u00e0. Assicurate i soggetti delle vostre interviste che alcune cose non \u201cverranno annotate\u201d e poi fategli esplorare veramente la relazione tra la cultura dell’organizzazione e le aspettative riguardo al loro progetto. Qual \u00e8 la persona che render\u00e0 questo progetto un successo e chi costituisce la sfida pi\u00f9 grande? Se questo \u00e8 un redesign, cosa ha funzionato l’ultima volta che ci hanno provato e cosa no? Se questa \u00e8 una startup, perch\u00e9 non hanno cominciato prima? Domande come queste rivelano i punti dolenti che possono essere affrontati direttamente nelle attivit\u00e0 di kickoff.<\/p>\n

Ecco qualche esempio specifico di domande che si possono porre e perch\u00e9 andrebbero fatte.<\/p>\n

Qual \u00e8 la cosa che in assoluto dobbiamo capire bene per far s\u00ec che valga la pena intraprendere la creazione di questo sito web\/applicazione?<\/strong><\/p>\n

A meno che stiate lavorando con un’organizzazione che ha gi\u00e0 sviluppato un project plan dettagliato, questa domanda dovrebbe generare una serie di differenti risposte. Sapere dove sono i potenziali specifici vi dar\u00e0 delle informazioni sulle specifiche attivit\u00e0 che potrete fare per definire le priorit\u00e0 ed esplorare la fattibilit\u00e0 durante il kickoff meeting.<\/p>\n

Qual \u00e8 la definizione di successo all’interno della vostra organizzazione? Che ruolo ha il sito web\/l’applicazione nel raggiungere tale successo?<\/strong><\/p>\n

Niente accade al di fuori di un contesto pi\u00f9 vasto. In tempi duri per l’economia come questi, pu\u00f2 essere un’ardua battaglia anche solo garantire il budget per un progetto e pu\u00f2 essere facile perdere di vista il motivo della necessit\u00e0 del progetto in primo luogo. Sapere la differenza tra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi dell’organizzazione vi aiuter\u00e0 a definire le priorit\u00e0 e il campo d’azione. Se una funzionalit\u00e0 non \u00e8 critica per il successo dell’organizzazione, si tratta di una funzionalit\u00e0 “che sarebbe carino avere” ed una buona candidata ad essere lasciata fuori dalla discussione del kickoff meeting e probabilmente dal progetto nel suo insieme.<\/p>\n

Quali aspetti della cultura interna o dell’ambiente esterno potrebbero mettere a rischio di fallimento questo redesign o questa applicazione?<\/strong><\/p>\n

C’\u00e8 qualcosa che tutti ritengono che far\u00e0 deragliare il progetto: semplicemente, non vi hanno ancora detto di cosa si tratta. Prima lo saprete, meglio sar\u00e0. Hanno fatto degli altri tentativi prima d’ora ma hanno sempre fallito? Se s\u00ec, perch\u00e9? Durante il kickoff meeting dovete stabilire in che modo questo progetto sar\u00e0 differente dai precedenti, probabilmente infruttuosi, tentativi. Venire a conoscenza della storia da chi fa parte dell’azienda e la visione unica del team del mercato nel quale il sito web crescer\u00e0 sono gli elementi costituenti della differenziazione.<\/p>\n

(Domanda seguente) Assumendo di mitigare quel rischio, cosa andrebbe oltre i vostri sogni pi\u00f9 sfrenati?<\/strong><\/p>\n

L’altra faccia della domanda precedente \u00e8 che tutti hanno una versione fantasiosa del progetto nella loro testa. Non potete mai sapere quali grandi idee potrebbero celarsi in quelle fanstasie: le idee non sono state condivise ancora perch\u00e9 erano state considerate troppo fuori dalla realt\u00e0 o perch\u00e9 le idee pi\u00f9 eccitanti potrebbero essere stravaganti.<\/p>\n

Tutti sono investitori<\/h3>\n

Assicuratevi di estendere la lista di investitori qualificati quanto pi\u00f9 possibile. Facendo ci\u00f2, aumenta la probabilit\u00e0 che arriverete al kickoff meeting con un range pi\u00f9 accurato di tutti i miracoli che questo progetto compir\u00e0. Gli approcci pi\u00f9 tradizionali per definire una lista di investitori si concentrano sui dipartimenti direttamente responsabili di quello che state creando, o quel gruppo di persone speciali che ha l’abilit\u00e0 di licenziarvi. Questo vi porta a raccimolare l’informazione tra le persone a livello dei dirigenti, dei vice-presidenti e, se siete fortunati, ad un breve incontro di persona con el jefe<\/a>. Ma dovreste parlare con gli editori, con i junior designers, con i ragionieri e perfino con il personale che si occupa della manutenzione dello stabile, se \u00e8 rilevante. Chiunque abbia una qualche relazione con il vostro progetto, non importa quanto tangenziale, avr\u00e0 un’idea sulla cultura dell’organizzazione. Ed espandendo la lista degli invitati, porrete le basi per una migliore comprensione del problema che avete tra le mani e produrrete una consapevolezza del progetto e fiducia in tutta l’organizzazione.<\/p>\n

I progetti hanno le loro culture, proprio come le organizzazioni. Prima assumerete un ruolo attivo nel creare tale cultura che complementi quella dell’organizzazione, pi\u00f9 tutti saranno felici.<\/p>\n<\/div>\n

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Durante il meeting: esplorate le idee e create delle relazioni<\/h2>\n

Il mio team raggiunse un punto di svolta dopo aver firmato un contratto per un progetto fantastico. Abbiamo dato il calcio iniziale al progetto nel modo peggiore che si possa immaginare: con una conferenza telefonica tra due grandi gruppi di persone. Body language? Assolutamente no, non c’erano corpi! Coscienza di chi stava parlando e quando? Pressoch\u00e9 impossibile. Comunicazione visiva? Non pensateci nemmeno. Anche se avessimo avuto lo screen sharing, le nostre esperienze ci avevano mostrato che una delle cose peggiori che potessimo fare era mettere tutto quello che avevamo appreso in Keynote e semplicemente mostrarlo in una conversazione a senso unico. E, nonostante le strabilianti conquiste tecnologiche di Avatar<\/em>, la webcam non \u00e8 nemmeno vicina al punto in cui potr\u00e0 comunicare il significato nascosto di una comunicazione tra persone, necessario alla comprensione dell’intero range delle espressioni umane attraverso video chat.<\/p>\n

Se avessimo intervistato gli investitori prima della riunione, avremmo accumulato una lista decente di requisiti funzionali di alto livello (e forse anche pi\u00f9 specifici). Abbiamo pertanto deciso di rivedere il nostro approccio ai kickoff, assumendo che avremmo avuto questa conoscenza preliminare, e abbiamo tirato fuori delle attivit\u00e0 sullo stile di un workshop adattate a calzare l’appropriata profondit\u00e0 concettuale (alta) e il livello di dettaglio funzionale (basso) per l’inizio di un progetto. Abbiamo utilizzato le migliori tecniche di ricerca, libri di user experience, approccio scolastico, meeting di formato “high-touch”<\/a> e perfino il gioco per sviluppare un programma a breve termine; il tutto per creare un cultura collaborativa con il nostro cliente. Eccone uno che funziona eccezionalmente bene per creare una cultura di progetto.<\/p>\n

Trovate idee, cultura e fiducia con uno studio di design<\/h3>\n

Lo studio di design \u00e8 un approccio tradizionale per l’ideazione di design industriale e di architettura. Implica l’iterazione ripetuta di quattro fasi che portano all’obiettivo del progetto: abbozzare, valutare, modellare e testare. Nel suo libro Prototyping<\/em><\/a>, Todd Zaki Warfel adatta questa metodologia alla progettazione di siti web ed applicazioni modificando qualche fase nel processo, giungendo a: abbozzare, criticare, creare il prototipo e testare. Per un kickoff meeting, le fasi di prototipizzazione e test possono essere nel complesso troppo ambiziose: il tempo \u00e8 limitato ed \u00e8 probabilmente troppo presto per qualunque test di usabilit\u00e0. Per questi motivi, il mio team ha modificato questo approccio eliminando le ultime due fasi e creando un esercizio che fa un ciclo tra l’ideare\/abbozzare e la critica. A seconda della dimensione del gruppo, pu\u00f2 essere fatto in poche ore. Pu\u00f2 essere eseguito da gruppi tra le 10 e le 60 persone e porta sempre a grandi discussioni, facendo emergere le sfide chiave da tutte le prospettive. Tutto quel che serve sono alcune matite, alcune griglie pre-stampate, un buon facilitator<\/a>, e un percorso di interazione base per il meeting.<\/p>\n

Un’attivit\u00e0 di kickoff di uno studio di design funziona cos\u00ec:<\/p>\n

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  1. Trovate uno spazio che possa accogliere la met\u00e0 dei partecipanti, che avranno una conversazione simultanea uno-a-uno. Per gruppi di 10, una sala riunioni tradizionale va bene, ma per gruppi pi\u00f9 grandi potreste aver bisogno di pi\u00f9 spazio. Pianificate almeno 90 minuti\u2014di pi\u00f9 per gruppi pi\u00f9 grandi.<\/li>\n
  2. Date a tutti una matita e dei fogli per gli schizzi con otto piccole griglie pre-stampate<\/a> (fornite da Mr. Zaki Warfel).<\/li>\n
  3. Informate tutti che, per cominciare, farannno degli schizzi delle loro idee per conto proprio. Alcuni si lamenteranno delle loro capacit\u00e0 di disegno. Suggeritegli di esprimere le loro idee usando del testo. Se non funziona, che si rassegnino: nessuno \u00e8 mai morto per aver fatto degli schizzi.<\/li>\n
  4. Inquadrate uno specifico problema di progettazione. Potete tenere un approccio generale, come \u201cdisegnate la home page\u201d ma nella pratica ho scoperto che funziona meglio con alcuni vincoli. Avere dei confini aiuta a far partire le connessioni tra i neuroni. Ad esempio, potreste dire \u201cdisegnate una sotto pagina che sia focalizzata sul prodotto chiave che offriamo, ma che fornisca anche tre esempi di come il nostro pubblico lo sta gi\u00e0 usando.\u201d Oppure anche pi\u00f9 specifici, come \u201ccostruite una pagine con elenchi di categorie che incoraggino le persone ad applicare i propri tag, ma che forniscano anche dei percorsi di navigazione tradizionale per giungere all’informazione, e che in qualche modo li spinga a creare un account.\u201d Ricordatevi, \u00e8 una fase preliminare del lavoro, quindi anche se i vincoli non sono accurati al 100% rispetto al mondo reale, state solo esplorando e imparando.<\/li>\n
  5. Date un limite di tempo e un numero minimo di concetti da creare: da sei a otto concetti in 10 minuti \u00e8 quello che facciamo noi. Il tempo limite forza i partecipanti a concentrarsi sulla quantit\u00e0 e ad iterare velocemente piuttosto che stare a disegnare la Monna Lisa.<\/li>\n
  6. Mettete della musica per annientare il silenzio imbarazzante! Raccomando il tema di un classico gioco della tv o la musica della battaglia dell’episodio Amok Time<\/a> della serie originale di Star Trek.<\/li>\n
  7. Formate gruppi di due persone e (la parte che segue \u00e8 importante) appaiateli con qualcuno con cui non hanno mai lavorato prima. Se siete un’agenzia che lavora con un cliente, appaiate gli impiegati dell’agenzia con i rappresentanti del cliente. Se state lavorando su un team interno, abbinate tra i vari dipartimenti.<\/li>\n
  8. Spiegate a tutti i team di due persone che dovranno fare a turno per presentare e criticare le loro idee. Ancora una volta, tenete un limite di tempo stringente. Fate in modo che la prima persona presenti per tre minuti, poi l’altra critichi per due e vice versa. Mentre stanno presentando\/criticando, date a ogni persona una pagina per disegnare con una sola griglia<\/a>.<\/li>\n
  9. Informate tutti i gruppi che hanno 10 minuti per disegnare un solo concetto basato sulla migliore tra le loro idee.<\/li>\n
  10. Ripetete gli step dal sei all’undici, aumentando la dimensione di ciascun gruppo di un fattore due ogni volta. Due persone diventeranno quattro persone, quattro diventeranno otto, etc. Vi potrebbe servire aumentare la quantit\u00e0 di tempo che le persone hanno per disegnare a seconda della dimensione dei gruppi.<\/li>\n
  11. Quando vi troverete con due o tre grandi gruppi, fate presentare le idee di ciascun gruppo agli altri. Ai kickoff pi\u00f9 affollati, fornite dei fogli di carta pi\u00f9 grandi, sharpies o anche post-it per aiutarli ad essere pi\u00f9 creativi durante la fase finale di concettualizzazione. Assicuratevi di avere la possibilit\u00e0 di proiettare le bozze finali per la discussione e la critica, procuratevi una lavagna luminosa (se siete un po’ sopra le righe) o una macchina fotografica digitale ed il giusto cavo per mostrare i contenuti su un portatile\/proiettore (se siete come tutti noi).<\/li>\n<\/ol>\n

    Ci sono molti benefici nell’incorporare un’attivit\u00e0 da studio di design in un kickoff meeting. State avviando un progetto cominciando ad affrontare molti dei problemi che avete tra le mani. State conoscendo meglio il vostro cliente e i vostri collaboratori, costruendovi la vostra conoscenza dei loro modi di comunicazione, le priorit\u00e0 personali e le dinamiche di lavoro. Potreste persino incappare in un’idea utilizzabile e l’avrete fatto in un contesto collaborativo piuttosto che in uno avverso.<\/p>\n

    Questo potrebbe apparire come design by committee<\/a>, ma la vostra competenza \u00e8 stata parte del processo e sia che le idee che avrete generato avranno la qualit\u00e0 di prodotti finiti o che siano completamente inutili, avrete generato una paternit\u00e0 condivisa del risultato finale desiderato. Questa esperienza collaborativa pone le basi per un legame professionale che sosterr\u00e0 il gruppo attraverso le molte sfide che si presenteranno.<\/p>\n

    Cos’altro potete fare al kickoff?<\/h3>\n

    Non ci sono ragioni per limitare il vostro kickoff meeting ad una singola attivit\u00e0. In effetti, potete combinare pi\u00f9 attivit\u00e0 durante kickoff, con ciascuna attivit\u00e0 appropriatamente confezionata per uno specifico problema e con le persone giuste presenti (il che evita che il vice presidente debba impararsi gli obiettivi di una complessa architettura server nei dettagli pi\u00f9 sanguinosi).<\/p>\n

    Ecco qualche altro esempio di ulteriori attivit\u00e0 che potrete usare:<\/p>\n