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Uno strumento essenziale per catturare i vostri progressi lavorativi

Immaginate di essere pronti a cercare il vostro prossimo lavoro. Come la maggior parte di tutti i professionisti molto impegnati, probabilmente non avete aggiornato il vostro curriculum o il vostro portfolio da che avete cominciato la ricerca per il vostro attuale lavoro.

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Adesso dovete aggiornare entrambe e non riuscite a ricordare che lavori avete fatto negli scorsi anni. (In effetti, riuscite a malapena a ricordare cosa avete fatto negli ultimi mesi!)

Perciò vi date un gran da fare per aggiornare il vostro curriculum con dei nuovi contenuti. Poi passate tutto il week-end a racimolare un nuovo portfolio usando gli screenshot di qualunque cosa riuscite a trovare sul portatile che sia una prova del lavoro svolto. Inviate il curriculum e il portfolio con la vostra application, sperando di non aver dimenticato di includere tutte le principali milestones che avete raggiunto negli ultimi anni.

Questo è il procedimento seguito dalla maggior parte di noi per cercare lavoro. Aspettiamo fino a quando siamo pronti a trovare un lavoro, andiamo in panico per la mancanza di CV e portfolio, ne mettiamo insieme una versione “sufficientemente buona” per ogni offerta di lavoro a cui rispondiamo (Fidatevi di me, l’ho fatto anch’io molte volte).

Si tratta però di un modo stressante e inefficace di affrontare una ricerca di lavoro. C’è un approccio molto migliore che potete seguire e potete cominciare a lavorarci da subito, anche se non siete sul mercato del lavoro.

Il Career Management Document#section1

Un Career Management Document (CMD) è una raccolta completa dei contenuti del vostro curriculum e del vostro portfolio. È un documento che aggiornate regolarmente nel tempo con tutto il lavoro che avete fatto.

Quando sarete pronti per candidarvi per il vostro prossimo lavoro, avrete tutti i pezzi che vi servono per curriculum e portfolio disponibili nel vostro CMD. Tutto quello che dovete fare è assemblare questi pezzi in documenti per il CV e per il portfolio e poi mandare i documenti assieme alla vostra job application.

Io aggiorno il mio CMD più o meno una volta alla settimana. Comincio dal fare una revisione del mio lavoro recente. Riguardo i messaggi Slack, i post in Basecamp, le email e qualsiasi altro contenuto relativo al lavoro attuale. Scrivo i miei risultati sotto forma di elenco puntato del CV, usando il framework delle responsabilità e dei risultati ottenuti, così come sono esposti in questo episodio del podcast Manager Tools.

Ecco alcuni esempi dal mio CMD:

  • Ho insegnato a una studentessa a scrivere una portfolio story più forte per mostrare le sue capacità avanzate in ambito UX. Risultato: la studentessa ha ottenuto un colloquio di lavoro.
  • Ho facilitato un’analisi al termine di uno studio in meno di 90 minuti per aiutare il team a sintetizzare i dati di user research ricavati da 12 partecipanti.
  • Ho guidato una retrospettiva da remoto con team in due uffici, sviluppando degli actionable takeaway e ho terminato in tempo nonostante una partenza ritardata.

Il mio CMD ha svariate centinaia di punti curriculum ed è in continua crescita. Organizzo i contenuti per anno e per progetto. All’interno di ogni progetto ci sono responsabilità e risultati.

Aggiungo al CMD qualsiasi contenuto che un giorno potrebbe finire sul mio curriculum. Includo tutto quello a cui riesco a pensare, anche se al momento sembra insignificante o banale.

Per esempio, a volte dò una mano a Center Centre, la scuola di UX design del cui corpo insegnanti faccio parte, con il marketing sui social media. Lo includo nel mio CMD. Non sto pianificando una carriera nell’ambito del social media marketing, ma potrebbe essere importante per un lavoro futuro. Chi lo sa, un giorno potrei fare domanda per lavorare in un’organizzazione che crea software per il social media marketing. In questo caso, la mia esperienza con i social media potrebbe essere importante.

Includete dei portfolio artifacts nel vostro CMD#section2

Oltre a creare dei nuovi punti elenco per il curriculum, catturo anche del contenuto per il mio portfolio. Ogni settimana, raccolgo degli screenshot del mio lavoro, foto di me che lavoro con il team e qualunque altro artefatto io riesca a trovare. Raccolgo tutto ciò in un sistema organizzato di cui parlerò dopo.

Prendo anche dei brevi appunti sul lavoro che ho fatto e li salvo con gli artifacts. In questo modo, se ritornerò a questi materiali tra un anno, avrò le note di quello che ho fatto durante il progetto, che mi faranno tornare alla mente i dettagli.

Per esempio, dopo aver facilitato una sessione di analisi di una ricerca con gli utenti alla fine dello scorso anno, ne ho raccolto delle prove per il mio portfolio. Ho incluso le foto della whiteboard su cui ho registrato le note pubbliche durante la sessione. Ho anche catturato delle brevi note su chi ha partecipato alla sessione, sulla data e a che punto del progetto ha avuto luogo.

Per raccogliere le prove del vostro lavoro potete usare qualsiasi strumento vogliate. Io uso Google Docs per la parte del mio CMD che riguarda il CV, mentre uso Dropbox per memorizzare gli artifacts per il mio portfolio. Creo delle cartelle Dropbox con le date e i nomi dei progetti che corrispondono ai contenuti del mio CMD.

Contenuto del curriculum dal mio CMD. Ho scritto della mia esperienza di coaching di una studentessa per la realizzazione di una presentazione per il suo colloquio di lavoro. Le aree evidenziate sono quelle in cui ho lasciato dei commenti che mi facciano ritornare alla mente dei dettagli del lavoro. Notate che alcuni dei punti elenco del curriculum sembrano ridondanti, il che è OK. Quando creerò il mio prossimo curriculum, sceglierò i punti più appropriati.
Durante la sessione di coaching con la studentessa ho preso degli appunti sulla lavagna bianca. Ho memorizzato una foto della whiteboard in Dropbox, in una cartella chiamata con la data del lavoro e con una descrizione di quello che ho fatto.

La chiave sta nel raccogliere le prove regolarmente e di memorizzarle in un modo accessibile e organizzato che funzioni per voi. Per sapere se state memorizzando in maniera efficace le vostre prove, chiedetevi: “Tra un anno sarò in grado di capire il contenuto di questo CMD basandomi sul modo in cui lo sto catturando e memorizzando oggi?”. Se la risposta è “sì”, allora siete sulla buona strada.

Aggiornate regolarmente il vostro CMD#section3

Perché il CMD funzioni quando ne avete bisogno, deve essere completo e aggiornato. Come ho citato prima, io aggiorno il mio CMD una volta alla settimana. Programmo trenta minuti sul mio calendario ogni settimana, così mi ricordo di farlo.

A volte, ho una settimana piena e non riesco a passare 30 minuti sul mio CMD, quindi ci passo quel poco tempo che ho a disposizione. Alcune volte, ci passo solo dieci minuti e dieci minuti alla settimana sono meglio di zero minuti alla settimana.

Occasionalmente, non ho modo di aggiornarlo perché la mia settimana è frenetica. E questo va bene perché ci tornerò probabilmente la settimana seguente.

Io raccomando di aggiornare il CMD una volta alla settimana e non una volta al mese o ogni quindici giorni: se aspettate addirittura un mese, farete fatica a ricordarvi cosa avete fatto tre settimane e mezzo fa. Peggio ancora, se programmate un aggiornamento del CMD una volta al mese e poi lo mancate, non ci ritornerete fino al prossimo mese. Questo significa che dovete ripassare mentalmente due mesi di lavoro, che è una cosa difficile da fare.

Otterrete i migliori risultati se aggiornerete il vostro CMD ogni settimana, mentre il lavoro è fresco nella vostra mente.

Altri modi per trarre beneficio dal CMD#section4

Il CMD può aiutarvi a preparare la vostra prossima ricerca di lavoro oltre al vostro resume e al vostro portfolio.

Potete usarlo per prepararvi per un colloquio. Dal momento che state raccogliendo testimonianze di ogni stage del processo nel vostro CMD, potete usare quelle prove per ricordarvi cosa avete fatto in un progetto. Poi, potete creare una storia sul vostro ruolo in quel progetto.

I manager responsabili delle assunzioni adorano sentire storie riguardanti il vostro lavoro durante i colloqui. Per esempio, se siete designer, vorranno sapere il percorso che avete seguito durante il processo di design, dall’inizio alla fine di un progetto. Un CMD dettagliato vi aiuterà a ricordare il processo così che possiate condividerlo in un colloquio.

Io ho addirittura usato il mio CMD per scrivere dei blog post. Negli ultimi due anni ho scritto regolarmente sul blog e ho fatto spesso riferimento al mio CMD per ricordarmi delle esperienze di lavoro che fossero rilevanti per ciò che stavo scrivendo. Quando ho scritto l’articolo “How to Tell Compelling Stories During a UX Job Interview”, ho usato il mio CMD per ricordarmi degli esercizi di preparazione a un colloquio che avevo fatto con i miei studenti.

Il CMD può anche aiutarvi a tenere traccia dei risultati di lavoro per le vostre performance review trimestrali o annuali. Inoltre, potete usarlo per scrivere degli annunci di lavoro quando dovete fare assunzioni per coprire dei ruoli connessi al vostro team.

Infine, trovo gratificante leggere accuratamente il mio CMD di tanto in tanto, specialmente quando riguardo il lavoro che ho fatto più di un anno fa. Il CMD funge da record dei miei traguardi professionali, che mi aiuta ad apprezzare la mia crescita professionale perché vedo quanto sono aumentate le mie capacità nel tempo.

Scoprite di più sul CMD da Manager Tools#section5

In Center Centre, abbiamo scoperto il Career Management Document attraverso la serie di podcast Manager Tools.

I podcast di Manager Tools spiegano come usare un CMD per il vostro resume. Abbiamo esteso il loro approccio per includere anche il lavoro che costituisce il portfolio. Vi raccomando di ascoltare i loro podcast sulla creazione e il mantenimento del vostro CMD:

Preparatevi adesso per la prossima ricerca di lavoro#section6

In Center Centre diciamo ai nostri studenti che preparasi per una ricerca di lavoro futura comincia da subito. È come risparmiare per la pensione: prima cominciate a risparmiare soldi, più sarà probabile che sarete pronti quando verrà il momento.

In maniera simile, raccogliere in anticipo i contenuti per il curriculum e per il portfolio vi preparerà a trovare il vostro prossimo lavoro quando sarete pronti per farlo. Vi prepara inoltre per la fine di un lavoro improvvisa come un licenziamento inatteso. Se perdete il vostro lavoro senza preavviso, probabilmente sarete moltissimo sotto pressione per trovare un nuovo lavoro. Avere pronto un CMD vi solleverà dallo stress aggiuntivo della creazione di un curriculum e di un portfolio da zero.

Se non avete ancora un CMD, adesso è un ottimo momento per cominciarne uno. Programmate 30 minuti questa settimana per cominciare a realizzare il vostro repository di risultati lavorativi. Sarete felici di averlo fatto quando cercherete il vostro prossimo lavoro.

Sull’autore

Jessica Ivins

Jessica Ivins

Jessica è una user experience (UX) designer e docente in Center Centre, la scuola di UX design a Chattanooga, TN, dove prepara gli studenti a essere designer pronti per il lavoro. Pubblica articoli di UX sul suo blog e su Medium, e parla di design a conferenze ed eventi locali.

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