Concentratevi su quello che sapete fare meglio e date in outsourcing il resto

Perché “no pain, no gain” non deve esistere nel web design#section1

Una delle più grandi lezioni che ho appreso dal lavorare come project manager e content manager è che ci sono volte in cui semplicemente non ha senso accettare un task o un progetto che non si adatta bene alla nostra attività.

Per esempio:

Ho visto degli sviluppatori lottare per pubblicizzare il proprio business quando a malapena hanno il tempo per portare a termine il proprio lavoro.

Ho visto dei web designer assumere altri designer (come video designer e animator) solo per perdere questi nuovi assunti tanto in fretta quanto li hanno assunti, perché non riuscivano a gestire l’aspetto degli stipendi in maniera appropriata.

Ho visto degli assistenti amministrativi a cui è stata data la responsabilità di caricare il contenuto in un CMS e, oltre a questo, gli è stato chiesto di ottimizzarlo per la ricerca nonostante non fossero stati istruiti per tale compito.

Sebbene questo problema io l’abbia visto saltar fuori con il management di aziende medio-grandi, penso sia molto più prevalente tra i proprietari di piccole aziende o tra gli imprenditori indipendenti. Quando pensate a quanta parte della vostra vita (personale e professionale) sia coinvolta nel vostro business, sembra che abbia senso pensare che accorpando dei task, andando al risparmio o semplicemente facendo tutto da soli, si possano risparmiare tempo e denaro.

Il problema di questa mentalità è questo: si tratta di un modo pericoloso e altamente inefficiente di gestire un’attività quando si lavora nel web design. Non importa la dimensione del proprio business: si fa affidamento su processi e tecniche provate per essere sicuri che quello che si crea sia sempre della maggiore qualità. Ma siamo onesti: noi siamo specialisti e diluire la nostra offerta cercando di fare tutto noi non è giusto nei confronti dei nostri clienti e nemmeno nei nostri.

Il mio suggerimento? Lasciamo che siano persone più qualificate di noi o dei tool a gestire le “cose” che ci obbligano a rallentare, che ci fanno perdere produttività e che ci fanno realizzare qualcosa di qualità inferiore di quella che si meritano i nostri clienti. Ovviamente, fa paura pensare a quanto ci costerà dare in gestione la nostra contabilità, il SEO o qualunque altra cosa non sia la nostra specialità, ma pensate a quanto slancio e alla qualità generale del lavoro che si perde ogni volta che ci si fa travolgere da questa paura. Io dico: concentratevi su quello che sapete fare meglio, date il resto in outsource e stupitevi positivamente quando vedrete come schizzerà in alto la vostra attività come conseguenza di questo.

Seguite i vostri punti di forza#section2

In una recente intervista sul costo di un’attività, Jeremy Goldman di Firebrand Group ha sostenuto che per avere successo i proprietari di un’azienda (o qualunque altro tipo di imprenditore) devono essere in grado di accettare di non poter essere eccellenti in tutto.

Una volta che accetterete di non essere bravi in alcuni task, lascerete a voi stessi più tempo per eseguire i task in cui siete bravi (o quelli in cui volete migliorare). Sulle prime l’outsourcing può tradursi in ulteriori costi, ma se passerete questi task a qualcuno o a qualcosa che possa gestirli in maniera più efficiente, scommetto che risparmierete dei soldi sul lungo periodo. Primo, perché l’entità a cui avrete dato in outsourcing impiegherà meno tempo a completare un task di quanto ne impieghereste voi e, secondo, perché l’investimento vi dà la possibilità di avere successo in quello che fate, che, a sua volta, è dove risiedono le principali opportunità che generano guadagni.

La chiave per adottare questo approccio è di capire attentamente le vostre operazioni, così da sapere cosa può essere velocizzato o dato in outsourcing. Cominciate con una valutazione della posizione attuale del vostro business e che direzione intendete dargli. Questo vi dirà esattamente in che modo dovete scalare e vi dirigerà verso le giuste forme di outsourcing e assistenza.

Prima che facciate qualunque altra cosa, valutate il vostro modello di business attuale.

• Delineate il vostro intero processo, cominciando dall’acquisizione dei clienti e terminando con la chiusura di ogni progetto. Identificate le aree che possono essere consolidate, suddivise o completamente eliminate.
• Revisionate il lavoro dell’anno scorso. Identificate le tendenze che hanno avuto esito positivo. Per esempio, un certo workflow ha sempre portato a un buon margine di profitto? O magari avete scoperto che certi tipi di clienti o progetti hanno sempre portato dei risultati positivi per voi (in termini di profitto) e per i vostri clienti (in termini di conversion)? Se non avete dei dati, potete cercare le opinioni dei clienti precedenti per identificare cosa ha funzionato e cosa no.
• Rivedete il vostra attuale procedimento per determinare i prezzi (se ne avete uno). Determinate se ci sono aree particolari del vostro lavoro che costano di più o che portano meno profitto di quello che dovrebbero. Stabilite adesso la vostra pipeline. Comprendete su quanti progetti potete lavorare contemporaneamente così come quanto dovrebbe essere lungo ogni tempo di produzione (turnaround).

Poi, rispondete alle seguenti domande riguardanti dove vi aspettate che sia il vostro business tra cinque anni:

• Offrirete gli stessi servizi? Di più? Di meno? Diversi?
• Vi specializzerete in servizi per un settore specifico?
• Quale sarà il vostro ruolo in azienda?
• Quanti clienti vi aspettate di avere?
• Quanti impiegati vorreste avere?
• Quanto varranno i vostri servizi?

Infine, fate un elenco di quello che serve per andare da dove siete oggi a dove vorreste essere tra cinque anni. Se non siete sicuri di quello che vi serve esattamente o se volete rendere più semplice per voi stessi il processo, continuate a leggere.

Tool che vi permettono di concentrarvi su quello che fate meglio#section3

Volete essere più efficienti? Andiamo con ordine: osservate più da vicino i task che ricadono al di fuori della vostra area di specializzazione. Questi sono quelli che vi distraggono dal vostro obiettivo primario e che consumano troppo del vostro tempo prezioso. Dicendo di “no” a questi task e trovando dei modi per farli gestire a qualcun altro, troverete che i costi associati ad essi dopo un po’ saranno trascurabili.

Le raccomandazioni seguenti riguardano alcune delle aree del web design più convenienti, pratiche e comunemente date in outsourcing e automatizzate di cui sono al corrente. Ho inoltre incluso un certo numero di tool che potete usare per ciascuna di esse e che cresceranno insieme al vostro business.

Freelancer#section4

Non ci sono dubbi: la tecnologia gioca un ruolo importante nel ridimensionamento di un’attività. Detto ciò, la maggior parte dell’automazione richiede ancora la supervisione e la manutenzione umana. Potreste non essere pronti per assumere dello staff a tempo pieno al momento (o addirittura nemmeno nel breve futuro), ma dovreste cominciare a considerare che membri serviranno al vostro team per raggiungere i vostri obiettivi.

Uno dei modi migliori per far crescere il vostro team è di impiegare dei freelancer o dei lavoratori a tempo determinato. Questo vi permette di:

• pagare solo per il lavoro di cui avete bisogno,
• scaricare parte del vostro lavoro a qualcuno per un prezzo abbordabile,
• testare i nuovi membri del team senza l’impegno di doverli assumere a tempo pieno,
• espandere le offerte di servizi ai clienti a seconda delle necessità.

Tool raccomandati:#section5

• Siti per lavoro freelance come Freelancer.com, Upwork, Toptal e Guru sono sempre un buon punto di partenza. Il loro utilizzo costa un po’ (oltre ai costi del freelancer), ma io sono una loro fan dal momento che offrono un modo a basso rischio per testare dei nuovi talenti senza l’impegno serio dell’assunzione.
• Immagino abbiate già una certa familiarità con Envato per i suoi temi e il suo Market di plugin così come con i tutorial di Tuts+, ma sapete che potete avere anche il servizio Studio per assumere freelancer?
• Twitter e LinkedIn hanno dato prova di essere anch’esse delle buone piattaforme per trovare dei talenti freelance (specialmente se avete una buona base di follower).

Recruiter#section6

In termini di outsourcing, questa non è una delle strade più battute dalle aziende di web design, ma penso comunque che valga la pena citarla. Se ci pensate, c’è una quantità di cose che compete per la vostra attenzione su base regolare:

• il vostro carico lavorativo quotidiano,
• i clienti e i potenziali clienti che vi contattano per domande e commenti. Tutto quel che riguarda i vostri impiegati o contractor (HR, produttività, miglioramento dei processi, etc.),
• gestione finanziaria,
• il marketing del vostro business e dei vostri servizi.
• E altro ancora.

Quindi quando trovate il tempo di spostare la vostra attenzione dal “proprio qui, proprio adesso” e di guardare verso il futuro per trovare nuovi clienti così da poter espandere la vostra attività e fare più soldi? Se la vostra risposta è “nel week-end”, allora c’è qualcosa che non va. Ogni volta che aggiungete delle ore alla vostra settimana lavorativa, perdete dei soldi e l’efficienza generale.

Qui è dove diventano comodi i recruiter. Trovate qualcuno che sia affidabile, di cui vi fidiate per potergli assegnare il compito di trovare più lavoro per loro. Questi esperti sono dei partner d’affari incredibilmente di valore che sanno come scovare i clienti giusti col minimo sforzo, lasciandovi spazio e tempo per concentrarvi sul vostro reale lavoro.

Tool consigliati#section7

• Vi suggerisco di cominciare firmando un contratto con un’agenzia di personale creativo come Vitamin T. Avrete la flessibilità di cercare e fare domanda per lavorare con i clienti oppure potete lavorare direttamente con uno dei loro rappresentanti.
• SuperBooked: non sono recruiter di per sé ma al contrario vi aiutano a fare leva sul potere della vostra rete personale per aiutarvi a trovare dei clienti in maniera più semplice.
• Volete qualcosa di più completo in cui avete accesso a formazione, career coaching e a qualcuno che si prenda cura delle scartoffie? In questo caso, Hired può essere un’ottima soluzione!

Software CRM#section8

Il passaparola è un buon modo per ottenere più lavoro, specialmente se si è in una nicchia o si è specializzati, ma i referral vi faranno arrivare solo fino a un certo punto. Alla fine, dovrete pubblicizzare attivamente il vostro brand a dei potenziali clienti. Dedicando la maggior parte del vostro tempo al lavoro che effettivamente vi porta dei soldi, come potete trovare il tempo per coltivare le relazioni con i potenziali clienti?

A un certo punto, sarete in grado di assumere un team di marketing che gestirà tutti questi aspetti. Nel frattempo, avrete bisogno di un software di customer relationship management (CRM) che vi aiuti a tirare avanti. Questi tool tipicamente offrono una varietà di funzioni di marketing e vendite, incluse:

• raccolta e gestione dei lead,
• tracciamento delle opportunità di vendita,
• previsioni e pianificazione della pipeline di entrate,
• reminder dei contatti,
• template per le email.

Alla fine, dovrete diventare più attivi sui social media e investire in opportunità di marketing a pagamento. Per ora, però, prendetevi uno strumento che vi aiuti a costruire delle relazioni con i prospect e con i clienti.

Tool consigliati#section9

• Insightly è una piattaforma CRM piuttosto semplice da usare, così come ZohoCRM (si veda la nota a riguardo più sotto). Entrambe inoltre si integrano con il plugin Ninja Forms, che rende più semplice sincronizzare le form di un sito WordPress con il CRM.
• Se volete una soluzione più semplice che si focalizzi di più sulla raccolta dei lead dalle sottoscrizioni alla newsletter o al blog, vi suggerisco Constant Contact o MailChimp.

Membership#section10

In qualità di web designer o web developer sapete che lavorare con un content management system affidabile può fare meraviglie per il vostro workflow. Poi entrate in una piattaforma come WordPress, Squarespace, Drupal o Perch Runway e riconoscete che è l’estensibilità di queste piattaforme a renderle veramente quegli strumenti preziosi che sono.

Usare un CMS così com’è è un buon inizio, ma non è abbastanza. Il vostro business toolbox dovrebbe includere i tool CMS usati più comunemente, come template di design ed estensioni. Sono stati creati per aiutare gli utenti – novice, intermediate e advanced – a costruire siti più facilmente e più rapidamente.

Se state leggendo questo, allora ne siete già coscienti. Quello che però non state magari già facendo è trarre vantaggio da una gran varietà di membership disponibili. Sottoscrivendo una di queste, avrete accesso immediato a una gran varietà di tool ad alta performance che vi aiuteranno a costruire dei siti web migliori e in minor tempo.

Tool consigliati#section11

• Considerando che il 27,3% dei siti web del mondo gira su WordPress, potete partire da qui. Alcune delle membership più popolari di WordPress sono offerte da Elegant Themes, StudioPress e WooThemes.
• Anche WPMU DEV va preso in considerazione se vi servono dei plugin altamente performanti.
• Vi suggerisco inoltre di dare un’occhiata a CodeCanyon, se non l’avete ancora fatto. Sebbene non si tratti necessariamente di un sito con membership, avere così tanti plugin di ottima qualità in un unico posto è un’opzione attrattiva e conveniente.

Servizi di hosting gestiti#section12

Come web developer, potreste non essere particolarmente esaltati quando i clienti vi chiedono supporto continuativo o il mantenimento dei loro siti web. Tuttavia, potreste sentirvi un po’ in colpa nel non offrire questi servizi, dal momento che sapete che c’è una buona probabilità che i vostri clienti non sappiano nulla in tema di sicurezza, ottimizzazione della velocità, come fare i backup o come mantenere aggiornati il core della piattaforma e i vari tool.

Se non vi sentite a vostro agio con la gestione continua del sito web del vostro cliente, potete tuttavia offrirla come upgrade, solo che assumerete un esperto perché la gestisca al posto vostro. I provider di managed hosting fanno proprio questo. È un buon modo per vendere qualcosa in più ai vostri clienti e aumentare in maniera decente il guadagno senza aumentare il vostro carico di lavoro.

Se non vi va di avere a che fare con questa cosa in questo momento, potete sempre lavorare con un CMS a basso mantenimento come Squarespace che non richiede molto in termini di gestione continuativa. Ricordatevi: lo fate per il vostro business. Sta a voi decidere come volete gestirlo e che tipo di servizi volete offrire.

Qualunque cosa scegliate, assicuratevi di lavorare con il miglior provider per le vostre necessità (specialmente se solitamente lavorate con un unico CMS). Inoltre, il provider dovrebbe offrire una serie di pacchetti in base al tipo e alla dimensione dell’azienda, perché questo vi permetterà di scalare i vostri servizi al crescere delle vostre necessità.

Tool consigliati#section13

• Per WordPress, vi suggerisco di dare un’occhiata a Pagely o WPEngine.
• SiteGround offre un managed hosting sia per WordPress sia per Joomla.
• AHosting e RoseHosting hanno entrambe alcune delle offerte più robuste di CMS managed hosting che io abbia visto, quindi provateli se volete offrire più opzioni di copertura.

Project management software#section14

Sebbene potrebbe sembrarvi di non averne bisogno adesso, una piattaforma di workflow e collaborazione dovrebbe far parte del vostro business fin dall’inizio. Come proprietari, dovreste avere un hub centralizzato in cui poter:

• memorizzare la documentazione,
• generare e salvare dei template per snellire la comunicazione con i clienti, assicurare consistenza nell’output e nei deliverable di progetto e fornire una guida chiara ai membri del team,
• gestire il workflow di progetto attraverso una serie di checklists,
• raccogliere files,
• comunicare con i clienti,
• collaborare con i membri del team,
• tracciare il tempo passato su ogni progetto.

Se il vostro business è design-focused e con molto QA, è ideale che troviate un project management tool che includa delle funzionalità di wireframing e/o prototyping.

Tool consigliati#section15

• Basecamp è uno dei project management più popolari che io abbia usato, ma il suo costo lo rende più adatto alle agenzie.
• Asana è personalmente il mio preferito: qualcosa che uso nel mio lavoro quotidiano così come per gli impegni personali. Vi suggerisco di usarlo per creare delle checklist, per comunicare con i team member e per gestire le timeline.
• InVision è una buona scelta, soprattutto perché include prototyping, wireframing e collaborazione, che sono essenziali per il lavoro di web design.

Software di contabilità#section16

Quanto tempo passate attualmente a scrivere contratti, fatture, tracciare i pagamenti e gestire le tasse? Al crescere del vostro business, aumenterà anche la quantità di lavoro che farete per gestire queste aree amministrative. Piuttosto che passare il vostro tempo a concentrarvi sui numeri, usate del software per la contabilità per eliminare le incertezze (specialmente finché non potrete assumere un commercialista a tempo pieno).

In aggiunta, potete utilizzare delle tecniche che vi aiuteranno a togliervi dalla testa i task e a metterli in un processo sistematico e in una checklist su cui poter agire. Vi suggerirei inoltre di fare questa valutazione per determinare se potete gestire voi in prima persona la contabilità della vostra attività. Questa potrebbe essere una di quelle responsabilità che ha più senso affidare a qualcun altro.

Tool consigliati#section17

• Sono una grande fan di QuickBooks, non solo per quanto sia facile usarlo, ma perché si integra con così tanti programmi diversi e fa diminuire la quantità generale di lavoro che devo fare.
• Zoho è un altro grande tool a cui dare un’occhiata. Mi piace perché potete gestirvi le vostre finanze e le fatture e inoltre usarlo come un tool di customer relationship management.
• Per chiunque stia appena cominciando, suggerisco di provare Wave. È gratis ed è una buona piattaforma che vi aiuta con la gestione delle finanze.

Riassunto#section18

In fin dei conti, dovete concentrarvi su quello che sapete fare meglio. Il tempo che passate a fare qualsiasi altra cosa è un esaurimento non necessario per voi e per il vostro business.

Se state cercando di far crescere il vostro business, è ora di considerare in che modo potete farlo scalare in maniera efficiente. Rivedete quello che attualmente avete e poi volgete lo sguardo a questi tool per portare più ordine, controllo e consistenza nelle vostre operazioni.