Creare contratti per il XXI secolo

Cinque principi del diritto romano sui contratti validi ancora oggi#section1

I Romani svilupparono un sofisticato sistema di leggi commerciali, che è diventato la base praticamente per tutti i sistemi legali del mondo occidentale. Un contratto per il design probabilmente fu firmato per la realizzazione delle incredibili decorazioni dell’Ara Pacis. Tale contratto sarà stato creato per ottenere qualcosa di non troppo diverso dai prodotti di design odierni: definire cosa doveva essere fatto, la deadline, l’approvazione del cliente ed il prezzo. Il concetto di copyright non esisteva ancora all’epoca, ma le copie non autorizzate e fraudolente dei lavori letterari non erano socialmente accettabili . (Per quel che riguarda i lavori non letterari… Beh, buona fortuna con la copia di quelle statue di marmo!)

Sebbene il nostro lavoro si sia evoluto, i contratti sono rimasti sostanzialmente gli stessi, per una serie di buone ragioni. In effetti, molti principi sono tanto importanti nei contratti odierni quanto lo erano all’epoca dei Romani.

1. Verba volant, scripta manent#section2

Le parole dette volano via, quelle scritte rimangono.

In un mondo in cui poche persone sapevano leggere o scrivere, era molto più difficile ottenere un contratto scritto, che perciò aveva molto più valore di una stretta di mano. I Romani furono i primi a stabilire il principio ora universale della procedura civile: l’onere della prova è a carico del querelante (onus probandi incumbit ei qui dicit). Perciò, un contratto scritto protegge la parte offesa. Questo vale ancora oggi, quindi non usate un contratto scritto solo prima che il lavoro cominci, ma assicuratevi che ogni modifica sia documentata per iscritto.

Si tratta di un compito molto più semplice oggi che all’epoca dei Romani: non dovete andare da uno scriba o da un notaio. L’e-mail è stata usata più volte come prova legale, quindi per rettificare un contratto, potete semplicemente mandare una riga tipo “Come discusso nella riunione di oggi, siamo reciprocamente d’accordo per la modifica del contratto come segue…”

Alcuni contratti hanno anche una clausola che richiede che tutte le modifiche vengano fatte per iscritto. Se questo è il vostro caso, dovete essere sicuri di seguire tale clausola, altrimenti, il cliente potrebbe usarla come scusa per non pagare il lavoro extra.

Lo standard agreement di AIGA per i servizi di design usa una soluzione ingegnosa per essere sicuri che tutte le modifiche siano in forma scritta e che ci sia un limite al numero di modifiche che si possono richiedere:

4.2 Cambiamenti sostanziali. Se il Cliente richiede dei Cambiamenti per una percentuale pari almeno al 15% del tempo richiesto per produrre i Deliverables, e o il valore o la portata dei Servizi, il Designer ha diritto a fornire un nuovo e separato Contratto per l’approvazione scritta da parte del Cliente. Il lavoro sui servizi rivisti non deve iniziare prima che venga firmato il Contratto revisionato e, se richieste, non prima di aver ricevuto l’anticipo concordato da parte del Designer.

Come vedete, è sempre il solito verba volant, scripta manent che viene utilizzato ancora oggi.

2. Aliquid dare, aliquid retinere#section3

Dare e avere

Il valore di un progetto dipende non solo da quello che si mette nel contratto, ma anche da quello che si lascia fuori. Questo è particolarmente vero per il design, che non è in senso stretto un prodotto, né strettamente un servizio. È un insieme ibrido di “deliverables” e il contratto (non l’e-mail con il design in allegato) è il posto in cui li consegnate al vostro cliente.

State attenti a quello che date e a quello che tenete. Se possibile, tenetevi stretto il copyright: rimandate l’attribuzione o l’effettiva data della licenza finché non avrete i soldi depositati in banca. Questa è la miglior garanzia che avete.

I clienti cercheranno di fare lo stesso con i pagamenti, ovviamente. Benvenuti alla negoziazione del contratto.

In questo inevitabile campo di battaglia, i dettagli fanno la differenza. Ad esempio. Immaginate di essere un illustratore che crea un insieme di caratteri per una storia. Il vostro cliente sceglie quelli che gli piacciono e quelli saranno i deliverables da acquistare. Perché non dovreste tenervi gli altri e “riciclarli” per progetti futuri? Se non lo specificate nel contratto, ai clienti verrà assegnato tutto il lavoro collegato al progetto, incluse le bozze non utilizzate.

La stessa cosa vale per il codice. Di solito si utilizzano delle snippet di codice in più progetti , ma solo perché quel codice finisce in quel progetto, non vuol dire che il cliente lo possieda. Solitamente, questi vengono definiti “design tools” in un contratto, il che significa che invece di consegnarli, state semplicemente dando al cliente il permesso di utilizzare quegli strumenti.

3. Leges sine moribus vanae#section4

Le leggi sono inutili senza l’uso.

Proprio come gli standard grafici e tecnici sono essenziali per il design, così gli standard e le pratiche industriali giocano un ruolo fondamentale nella negoziazione dei contratti. Seguire le best practice non solo fa diminuire i costi delle transazioni e ottimizza il processo, ma favorisce anche degli accordi più equilibrati.

Quali sono gli standard contrattuali del design? L’AIGA agreement menzionato in precedenza è un buon inizio, ma gli standard possono anche risiedere in una singola clausola. Eric Adler, un avvocato che lavora con i creativi professionisti, sa quali clausole del suo contratto è più probabile che vengano negoziate e si prende la briga di spiegarle ai suoi clienti.

Un estratto delle annotazioni al contratto di Eric Adler.

Quando si tratta di responsabilità, Adler suggerisce che lo standard è di coprire i propri asset per il valore netto complessivo del progetto. Si può cercare di chiedere di più, ma nessuno vuole rendere nervoso un cliente su una bozza legale e gli standard vi assicurano che questo non accadrà.

Gli standard non sono dettati solo dagli avvocati o dai sindacati. Contract Killer di Andy Clarke è estremamente popolare tra i designer freelance. In effetti, una versione di questo contratto è tra gli item più visualizzati e scaricati della mia azienda, Docracy, che fornisce una collezione open di documenti legali. Probabilmente questo è dovuto alla politica strettamente non-legalese di Clarke. Ha perfino abbandonato il classico linguaggio impersonale, trasformandolo in un dialogo naturale con il cliente: “Quelle che entrambe le parti concordano di fare”.

Il risultato è un insieme di regole informali ma chiare che coprono le disposizioni legali essenziali, come l’assegnamento di copyright basato solo sulla ricezione dell’intera somma concordata e riservandosi i diritti per il portfolio.

Ma dove è finita tutta quella roba orribile stampata piccolissima?

Non ce n’è. Questo contratto mostra che è possibile sottoscrivere un accordo vincolante usando l’inglese di tutti i giorni. Il vostro avvocato potrebbe non apprezzare perché potrebbe aver paura di non essere preso troppo sul serio, o sentirsi a disagio nel non seguire il suo standard. Fortunatamente, questo è qualcosa che è cambiato dall’epoca dei Romani: dovevano usare delle formulae e delle parole magiche per essere sicuri che il contratto fosse accettato in tribunale, mentre noi in genere apprezziamo il linguaggio comune e le capacità linguistiche.

4. Clausulae insolitae indicunt suspicionem#section5

Le clausole insolite inducono sospetti.

A tutti noi piacciono gli standard, ma ammettiamolo: tutto è negoziabile e le persone cercheranno sempre di inserire delle clausole vantaggiose nel contratto. Dovete essere sicuri di non firmare nulla di cui potreste pentirvi e capire che individuare le disposizioni pessime in un contratto non è solo un lavoro per avvocati. A volte è necessario esaminare un contratto, perciò cercate sempre queste parti:

• Parti, specialmente quando ci sono delle aziende coinvolte: assicuratevi che le persone con cui state trattando abbiano il potere di rappresentare le loro aziende.
• Disposizioni di Proprietà Intellettuale: chi possiede il copyright e quando, e quali limitazioni ci sono per la licenza.
• Le vostre dichiarazioni e garanzie—meno sono meglio è: fate poche promesse e date più materiale!
• Cessazione: cosa succede se qualcuno vuole rescindere il contratto in anticipo?
• Risoluzione delle dispute: la clausola che nessun avvocato vuole mai abbandonare. State attenti a questa perché non vorrete essere trascinati in un tribunale a migliaia di chilometri da voi per colpa del vostro cliente. Se potete raggiungere un accordo sull’arbitrato o sulla mediazione, meglio ancora.

Più contratti leggete, meglio riuscirete a trovare le disposizioni strane. Fidatevi del vostro giudizio: se qualcosa non vi sembra corretto, probabilmente non lo è.

Come minimo, dovete chiedere delle spiegazioni. Non si tratta mai di una perdita di tempo. Se avete un avvocato che lo fa, trovate qualcuno che non vi faccia pagare un costo orario, o la negoziazione durerà per sempre.

5. Pacta sunt servanda#section6

I patti vanno rispettati.

Sia all’epoca dei Romani sia ai giorni nostri, se non si consegna un lavoro, è colpa di chi lo esegue. Mantenere le promesse è fondamentale per la reputazione professionale. È il motivo per cui dovete essere chiari e consistenti nelle promesse che fate.

Come si arriva alle incongruenze? Un modo comune è avere uno statement of work (SOW) che non è compatibile con un master service agreement (MSA). Questo succede più spesso di quanto crediate, paricolarmente se nessuno ha mai letto un accordo di trenta pagine. Se non è chiaro quale dei due prevalga (sì, dovete scriverlo), potete trovarvi in un pasticcio legale.

Per esempio, dare un tetto massimo alle vostre ore nel MSA è un buon modo per mitigare il prezzo basato su una rata fissa o su una milestone su cui si è raggiunto un accordo nel SOW, ma solo se il tetto prevale! Al contrario, se sapete che guarderete solo al SOW e tutte le disposizioni per il pagamento speciale si trovano lì, allora dovreste sovrascrivere tutte le regole riguardanti le vecchie tariffe sepolte nelle trenta pagine a caratteri piccolissimi.

Ancora meglio, un MSA non deve per forza includere trenta terribili pagine a caratteri piccoli.

Creare un contratto moderno#section7

Scommetto che non avete letto gli ultimi Terms and Conditions di iTunes prima di cliccare “I agree”. Cerchiamo di leggere i contratti quando è importante, ma non è semplice, per diversi motivi:

• I contratti sono ottimizzati per la stampa, ma oggi li leggiamo per la maggior parte sullo schermo.

La buona notizia è che questi problemi si possono sistemare.

Tipografia#section8

Cominciamo dai font. I designer e i clienti leggono entrambe per la maggior parte su monitor. La firma elettronica è una realtà, quindi ci sono ben poche buone ragioni per voler ottimizzare un contratto per la stampa.

Se avete studiato tipografia, sapete come usare il contrasto, la prossimità e l’allineamento per creare degli effetti emozionali e persuasivi, e potete applicare questi stessi principi al testo legale.

Matthew Butterick, autore di Typography for Lawyers, ha perfino sviluppato un font ottimizzato per il testo legale: Equity, un font serif che si legge bene anche sullo schermo: un buon compromesso. Qualunque font scegliate, assicuratevi di dare al vostro contratto equilibrio e contrasto.

Composizione tipografica#section9

I contratti sono un sottoinsieme molto particolare di documenti legali. Come potete usare le vostre capacità di composizione tipografica per migliorare il loro layout?

• Strutturateli in liste annidate. L’HTML fa un ottimo lavoro di gestione delle liste annidate e degli headings, quindi perché dobbiamo usare un pessimo editor di testo? Si vedono spesso dei tab e dei line break manuali sconsiderati, fatti da persone frustrate che cercano disperatamente di mantenere ordine. Usando gli strumenti del mestiere come Markdown, LaTeX e Illustrator, potete fare molto meglio in brevissimo tempo.
• Dividete le clausole standard dalle clausole personalizzate. Sottolineate il contenuto rilevante come i nomi delle parti, i numeri importanti e le percentuali, così che spicchino rispetto al contesto e possano essere facilmente letti rapidamente.
• Fate risaltare le clausole importanti ma non usate mai lo stampatello maiuscolo. La legge chiede solamente all’estensore, in situazioni specifiche, di sottolineare alcune clausole, e ci sono sempre dei modi per farlo senza sacrificare la leggibilità. Se il vostro avvocato pensa il contrario, si sbaglia.
• Usate paragrafi più lunghi. Le parole hanno bisogno di “respirare”, ma i contratti hanno anche bisogno di raggruppare clausole simili per i lettori. Per questo motivo, la lunghezza delle righe è una scelta delicata che dipende sia dalla lunghezza delle clausole nel vostro contratto e dal font che scegliete di usare. Se optate per un sans serif, potrete usare righe più lunghe, ma dovete essere sicuri di mantenere dei buoni margini e interlinea (idealmente, dal 120 al 145 per cento della dimensione del punto, secondo Typography for Lawyers).

Dovete anche decidere se giustificare o allineare il testo a sinistra. La regola generale è che il testo giustificato funziona solo con la corretta sillabazione. Questo significa che dovrete inserire manualmente delle interruzioni senza trattino per le parole che volete mantenere sulla stessa riga. A meno che stiate creando voi la bozza del contratto dall’inizio alla fine, questa operazione è fastidiosa e, se il vostro contratto riesce ad avere dei paragrafi brevi, il testo non allineato a destra risulta più naturale, soprattutto sullo schermo.

Quando abbiamo riprogettato la tipografia dei PDF di Docracy, abbiamo optato per una riga più lunga con molto spazio bianco ai lati. Questo fa sì che anche il contratto più lungo abbia un respiro più ampio, ma nonostante ciò crea un aspetto complessivo più compatto:

Linguaggio semplice#section10

E adesso la domanda da un milione di dollari: perché i contratti sono scritti in gergo legale? Purtroppo, è perché gli avvocati sono troppo pigri e avversi al cambiamento per riscrivere i loro formulari. La buona notizia è che tutto questo sta cambiando. E voi potete contribuire: termini in “legalese” come “accluso al presente documento”, “di conseguenza”, o “con la presente”, possono essere sostituiti con “questo”. Potreste perfino essere in grado di rimuovere intere righe, ma è meglio controllare con un avvocato per esserne sicuri.

Ecco un esempio di un contratto scritto in linguaggio tradizionale riscritto con un linguaggio più semplice. Non solo la nuova versione è lunga la metà della vecchia, ma è molto più semplice da capire:

Radici classiche, documenti contemporanei#section11

Ci sono molte ragioni per cui le regole principali dei contratti sono ancora valide due millenni dopo la caduta dell’Impero Romano. Ma ci sono altri elementi che possiamo e dobbiamo portare nel ventunesimo secolo.

Se vogliamo gestire i problemi di leggibilità peculiari della nostra era e migliorare la comunicazione con i nostri clienti, allora è tempo di sistemare il linguaggio, il layout e la composizione tipografica del nostro contratto. Chi può farlo meglio dei designer?

Illustrazioni: {carlok}