Una proposta per una conferenza scritta decentemente

Step 1: Scrivete le idee generali, ad alto livello, di cui volete parlare#section1

Questo step è molto informale e ciò che scrivete è solo per voi. Io uso questo passaggio per prendere tutti gli appunti che mi sono fatto sui post-it o in Evernote e metterli insieme in un paio di paragrafi circa. È un esercizio per tirare fuori tutto quello che si ha in mente.

Non c’è bisogno di preoccuparsi per l’accuratezza dei fatti in quello che scrivete in questo step: avete l’opportunità di scrivere quello che sapete o ricordate, o di presumere di sapere o ricordare, e di mettere il tutto in un altro medium. Potete sistemare tutte le inaccuratezze più tardi: nessuno, tranne voi, leggerà quel che state scrivendo.

Per esempio, sto scrivendo una proposta per una presentazione riguardante la creazione di progetti “skunk works”, ossia di lavori a cura di piccoli team che si occupano di progetti segreti o necessari, per portare a termine i lavori quando si sta guidando indaffaratamente un team e non avete proprio tempo per ultimare tutto ciò che andrebbe fatto.

Ecco con cosa ho cominciato:

Qualcosa sui progetti Skunk Works

La premessa generale è che i team sono davvero impegnati e, se ne avete recentemente creato uno (in-house o altrimenti), sapete che tutte le forze vanno al lavoro e poco rimane per ciò che aiuta un team a funzionare bene, come i processi di on-boarding efficienti, la condivisione di idee, di processi, di definizioni, etc. I progetti skunk works possono aiutarvi a far crescere il valore del vostro team (e di altri) e possono anche dare al vostro gruppo una prospettiva di crescita.

C’è una formula? Ovviamente sì e posso individuarla in posti come Boeing oppure Atari & Chuck E. Cheese e la mia “roba” del momento. Si incastra benissimo con le cose guerrilla che ho fatto in passato e con la mia leadership recente.

Questa è l’idea: come fare le cose per il vostro team quando avete così tanta roba da fare da non averne il tempo.

Questa è una bozza davvero approssimativa e dovrebbe essere letta solo da voi, nonostante io stia condividendo la mia con voi qui, così com’è, scritta male e in maniera inaccurata.

A questo punto, vi siete guadagnati una pausa. Dovete essere freschi per il prossimo passo, in cui cominceremo a creare la spina dorsale per le parole a ruota libera che avete appena buttato giù.

Step 2: Suddividete il contenuto in punti per argomento#section2

Rivedete quello che avete scritto e cominciate a suddividere il contenuto in argomenti. Io faccio un elenco puntato per “Problema”, “Soluzione” e due cerchi per “Supporto”. Inoltre, aggiungo un punto che chiamo “Piacevole”, così ho un posto dove aggiungere il modo in cui l’idea si collega alla mia esperienza (anche se a volte questo punto viene esaurito da uno dei punti di Supporto).

Non si tratta del contenuto finale: andate avanti e copiate delle frasi dai vostri paragrafi precedenti se vi sembra che siano rilevanti. La grammatica deve aspettare ancora un po’ a questo stadio, ma assicuratevi di esaurire i punti degli argomenti con una certa chiarezza. Inoltre, dedicate del tempo a fare delle verifiche: rafforzate un po’ i vostri punti con delle informazioni reali e concrete.

Mentre esaminavo questo step, ho fatto un po’ di compiti. Ho aperto in due un po’ di libri e dato la caccia a degli articoli per ripassare un po’ e mi sono sentito come se stessi camminando su un terreno solido mentre mettevo insieme i punti.

Problemi#section3

Quando pensate all’argomento della vostra presentazione, qual è il punto più problematico che pensate di condividere con le altre persone? Che cosa vi ha fatto credere che si tratta di una idea forte per una presentazione e che merita di essere condivisa? Tutti condividiamo i problemi e quando si può aiutare qualcuno ad alleviare la propria sofferenza, si creerà una connessione con questa persona, che annuirà e comincerà a mettersi in relazione con voi e il vostro messaggio.

Punto del problema: ci sono dei lavori che vanno fatti; le “cose” organizzative belle spesso vengono per ultime, il che significa che non vengono mai fatte perché si devono pagare i conti e le persone vengono assegnate prima ad altri progetti.

Soluzione#section4

Dopo che avrete individuato un punto comune tra i problemi, qual è la soluzione generale, ad alto livello? Se siete la persona che ha trovato la soluzione, dovreste dirlo, altrimenti, dovreste individuare chi l’ha fatto e spiegare che cosa avete imparato. Date sufficienti informazioni per assicurare alle persone che esiste una soluzione. Non siate ossessionati dal sentirvi come se steste preannunciando la fine della storia: le persone verranno alla vostra presentazione per saperne di più sul percorso che avete seguito partendo da un problema condiviso, non solo per sentirvi raccontare la soluzione stessa.

Soluzione: son preoccupatevi, altre persone hanno già usato la modalità skunk works e hanno ottenuto grandi successi. Aziende come Google, Microsoft, Ford and Atari hanno fatto un lavoro straordinario con gli skunk works. Anche io l’ho fatto e vi mostrerò in che modo, così che possiate anche voi metterli in atto partendo dal mio generico framework.

Punti a supporto#section5

Una volta che avete individuato il problema e la soluzione, è il momento di fornire un po’ più di informazione ai reviewers e ai lettori della vostra proposta. Dire semplicemente che c’è un problema per cui esiste una soluzione va bene tanto per cominciare, ma non è comunque abbastanza. Dovete ancora convincere qualcuno che questa idea si applica ad una vasta gamma di altri contesti e che questa è una presentazione che devono vedere per poterne trarre dei benefici derivanti dalla vostra saggezza. Avete un paio di punti chiave che potete usare per supportare la validità della vostra proposta e le affermazioni che avete fatto?

Argomento a supporto n.1: Origine negli anni ’40 con Lockheed. La usarono per creare un caccia bombardiere per aiutarli a respingere la minaccia dei caccia bombardieri tedeschi nel 1943. Kelly Johnson e il suo team hanno progettato e costruito il modello XP-80 in soli 143 giorni, sette in meno di quelli richiesti.

Argomento a supporto n.2: Kelly usava 14 Regole & Pratiche per i progetti skunk works: non ci servono tutte, ma possiamo imparare molto da loro.

Qualcosa di personale e/o divertente (opzionale)#section6

Se siete in grado di mettere qualcosa di personale nella vostra proposta, potete aiutare i reviewer e i membri del pubblico a mettersi ulteriormente in relazione con voi e con quello che avete vissuto. Può far passare una proposta dall’apparire una sorta di riassunto di un libro a una che parla delle vostre esperienze e delle vostre prospettive. Voglio lasciare questo punto come contenuto opzionale perché potreste aver già aggiunto qualcosa di simile nelle sezioni Problema, Soluzione o Punti a supporto.

È importante non lasciarsi sfuggire il valore, ma anche il rischio, dello humor. È difficile fare humor in una proposta per una conferenza. Potreste avere una battuta che trovate divertente, tuttavia, le cose comiche fanno affidamento massicciamente sulle sfumature di come si dice una battuta, che sono difficili da trasmettere in una proposta scritta (e a volte è ancora più difficile per i lettori comprenderla). Siate cauti durante la stesura della proposta e, se avete dei dubbi, tralasciate tutto ciò che possa essere male interpretato.

Personale: Io stesso ho messo insieme dei team skunk work e ho tirato fuori dei progetti skunk works!

Humor: I risultati avevano un profumo dannatamente delizioso. (ah ah ah.)

Insieme, questi due forniscono la base per il prossimo step, in cui cominciamo a diventare più seri.

Step 3: dagli argomenti a una bozza di presentazione#section7

Qui è dove prendiamo l’organizzazione e il raggruppamento dei vostri pensieri e li facciamo diventare dei brevi paragrafi. È il momento di attivare il correttore ortografico e richiamare la polizia della grammatica. È un’attività seria e il punto intermedio della stesura di una proposta pronta per essere inviata.

Scriverete le frasi migliori e più coerenti che siete in grado di produrre basandovi sui punti degli argomenti. Dovreste usarli come traccia per la proposta, toccando le idee nello stesso ordine. Per rinfrescarvi la memoria, ecco i miei punti per argomento, nell’ordine in cui sono stati creati.

Problema: Il lavoro deve essere portato a termine; le “cose” buone organizzative arrivano sempre per ultime, il che significa che non le si fa mai perché bisogna pagare le bollette e le persone vengono chiamate prima su altri progetti di lavoro.

Soluzione: Non preoccupatevi, altri hanno usato gli skunk work e hanno ottenuto grandi successi. Aziende come Google, Microsoft, Ford e Atari hanno fatto cose incredibili con gli skunk works. E anche io, e vi mostrerò come l’ho fatto così che possiate metterli in pratica anche voi basandovi sul mio framework generico.

Argomento a supporto n.1: Origine negli anni ’40 con Lockheed. La usarono per creare un caccia bombardiere per aiutarli a respingere la minaccia dei caccia bombardieri tedeschi nel 1943. Kelly Johnson e il suo team hanno progettato e costruito il modello XP-80 in soli 143 giorni, sette in meno di quelli richiesti.

Argomento a supporto n.2: Kelly usava 14 Regole & Pratiche per i progetti skunk works: non ci servono tutte, ma possiamo imparare molto da loro.

Personale: Io stesso ho messo insieme dei team skunk work e ho tirato fuori dei progetti skunk works!

Humor: I risultati avevano un profumo dannatamente delizioso. (ah ah ah.)

Una volta che avrete fatto una revisione dei vostri punti argomento, mettete al lavoro le vostre abilità nello scrivere. Ho fatto più ricerche sia sulle mie impressioni sia controllando i dati per essere sicuro che non fosse un’idea completamente fuori di testa e per rendere più preciso il mio pensiero.

La scienza degli skunk works — Assicuriamoci che il ciabattino non abbia le scarpe rotte

Abbiamo tutti lavorato in posti in cui non c’è mai abbastanza tempo per essere sicuri che le cose vengano operativamente fatte nel “modo giusto”: bisogna saldare i conti, terminare il lavoro per i clienti o sul prodotto, che ha la priorità, e, dai, tutti si meritano un po’ di vita, giusto? Ma c’è un po’ di luce in fondo al tunnel! Molte aziende, incluse Atari, Chuck E. Cheese, Ford, Microsoft e Google hanno messo insieme delle cose decisamente notevoli sfruttando i team e i progetti skunk works. Anche io sono stato abbastanza fortunato da vedere un po’ di successo con questi team e progetti e condividerò con voi come applicarli al vostro contesto.

Nei lontani anni quaranta del secolo scorso, Kelly Johnson e il suo team di temerari skunks usarono il loro processo di skunk works per progettare – e costruire – il prototipo del caccia bombardiere XP-80 per rivaleggiare i tedeschi. In 143 giorni, sette in meno di quelli necessari. Kelly creò 14 Regole & pratiche per i progetti skunk works per aiutare ad articolare il modo più efficace perché il suo team avesse successo nei progetti su cui stava lavorando. Possiamo imparare dalle regole di Kelly, adattarle ai nostri tempi e ai nostri bisogni più dipendenti dal digitale e trovare dei modi per mettere a posto le scarpe del calzolaio. E i risultati potrebbero avere un profumo piuttosto buono, se avete abbastanza pazienza.

Notate che non mi sono limitato a prendere i punti argomento e a copia-incollarli nei paragrafi. Al contrario, ho indossato il mio cappello da editore e ho cercato di creare un flusso in quello che stavo scrivendo, limitando la lunghezza dei paragrafi a 2-3 frasi per il bene della sintesi.

Step 4: telefonate a un amico#section8

Sapete quell’amico su cui potete sempre contare per farvi dire se avete una caccola nel naso o degli spinaci tra i denti, o che vi dice quando siete un totale cretino fuori di testa e avete bisogno di rimettervi in carreggiata?

Quello è l’amico a cui dovete mandare la vostra proposta. Se siete abbastanza fortunati da avere più di un amico così, mandatela a tutti loro. Spiegategli chiaramente quello che stanno per leggere e qual è il suo scopo. Dategli abbastanza informazioni di background così che possa darvi un feedback in base al quale agire. Ditegli della conferenza, del pubblico che ci sarà, il vostro argomento principale, perché sarete bravi a presentare quell’argomento e cosa riguarda la vostra proposta. Infine, dategli una deadline di un giorno o due così che possano rivederla con la dovuta concentrazione.

Ho mandato la mia proposta alla mia amica Gabby Hon, perché è quell’amica che mi direbbe tutte le cose che ho elencato prima e perché è una nerd della grammatica e del lessico che critica aspramente il mio lavoro se ce n’è bisogno.

Mi ha mandato un feedback e, per una volta, la mia fiducia in me stesso era un po’ sovrastimata. Mi piace molto l’argomento che ho scelto e mi sentivo veramente di aver messo insieme una solida proposta. In pratica, il feedback di Gabby è stato:

• Stai usando “un po’” troppo spesso. Ne ho contati 3 in un paragrafo
• Ok, ci sono troppi “gli skunk works sono”, cosa che ho trovato su Wikipedia, ma non abbastanza “perché sono importanti per i settori del design/tech/UX”
• Dici di poter adattare le regole, ma sei in grado di dare un piccolo suggerimento?
• Voglio dire, ovviamente riguarda tutto il design e il lavorare attorno alle restrizioni e limitazioni, per cui si arriva agli skunk works
• Se il design si fa meglio quando ci sono dei limiti, allora i programmi di skunk works sono l’esempio storico migliore di come fare un grande lavoro in qualsiasi qualcosa

Non solo Gabby mi ha dato degli spunti interessanti su cui riflettere e migliorare, è stata anche così gentile da farmi sapere che la pagina non faceva totalmente schifo quando ho scritto la mia proposta:

• Va molto bene
• Solo il secondo paragrafo ha bisogno di un po’ di revisione

Step 5: rivedere la proposta#section9

Dopo che vi sarete presi il tempo necessario per processare il feedback, sedetevi con la vostra proposta e fate le dovute correzioni. Non siate timidi nel fare tagli a quello che avete scritto: il feedback che avete ricevuto ha lo scopo di aiutarvi a mettere a fuoco le parti importanti e a renderle migliori. Se qualcosa non va bene, parcheggiatelo da qualche parte o toglietelo completamente.

Ecco la mia revisione finale che invierò alle conferenze:

DesignOps Skunk funziona: le scarpe per i figli dei calzolai

Abbiamo tutti lavorato in posti in cui non c’è mai tempo sufficiente per essere sicuri che le cose siano fatte operativamente nel “modo giusto”: bisogna pagare i conti, il lavoro per i clienti o i prodotti/progetti devono essere fatti e hanno la priorità e, dai, tutti si meritano una vita. C’è una luce in fondo al tunnel! Molte aziende, tra cui Atari, Ford, Microsoft e Google, hanno tirato fuori alcune cose davvero ottime per sfruttare i gruppi interni impegnati in progetti vari. Sono stato così fortunato da vedere alcuni successi con quei team e anche progetti e li condividerò con voi così che possiate vedere in che modo applicare questo approccio (o approcci) alle vostre procedure.

Nei lontani anni ’40 del 1900, Kelly Johnson e il suo team di intrepidi lavoratori utilizzarono i loro processi di skunk work per progettare – e realizzare – un prototipo di un caccia bombardire in 143 giorni. Kelly stabilì 14 Regole e Pratiche per i progetti di skunk work per aiutare ad articolare il modo più efficace perché il suo team avesse successo nei progetti su cui stava lavorando. Non solo possiamo imparare dalle regole di Kelly e adattarle ai nostri attuali metodi di lavoro, possiamo anche creare i nostri team e progetti di skunk work per assicurarci che i bambini dei calzolai – le aree operative delle nostre pratiche di design – abbiano delle scarpe da mettersi ai piedi. E i risultati potrebbero perfino avere un buon profumo se siamo sufficientemente pazienti.

Che lo crediate o no, c’è un po’ di metodo nella mia pazzia. Ecco una micro versione del change log della mia proposta:

• Ho fatto un cambiamento chiave nel titolo: non mi sento molto a mio agio nell’usare la parola “scienza” (originariamente “La scienza degli Skunk Works”). Sono piuttosto sicuro che “scienza” crei delle aspettative che non sono sicuro di poter essere all’altezza nella presentazione e preferisco non essere messo al tappeto per questo motivo.
• Ho testato il titolo con alcuni amici e questo titolo nel migliore dei casi se l’è cavata. Personalmente, ero più per “Scarpe per i figli dei calzolai”, e il feedback mi ha incoraggiato a non prendermela.
• Ho inoltre accorciato il testo seguendo i suggerimenti di Gabby, mettendo l’attenzione sul secondo paragrafo.

Step 6: Inviare la proposta ad una conferenza#section10

Probabilmente avevate in mente una conferenza quando avete cominciato a mettere insieme la vostra proposta. Ogni anno, comincio a meditare sulle mie presentazioni primarie per l’anno seguente non appena posso. Generalmente, comincio attorno a Marzo, per passare da Aprile fino a Maggio, che è quando comincio davvero a provare a pensare a quello che ho imparato e quello che vale la pena condividere con gli altri, e poi comincio a raccogliere informazioni – note, articoli, libri e così via – così che io possa supportare al meglio le mie idee.

Quando passo per questo processo, so che sono pronto con una proposta piuttosto solida. Copio e incollo la versione definitiva e controllata nella form e clicco su invia, sicuro di non stare solo improvvisando.

Ed è abbastanza sicuro che questo è anche il momento in cui trovo quell’ultimo errore di battitura.

Illustrazioni: {carlok}